โดย กองบรรณาธิการจดหมายข่าวหอภาพยนตร์
ที่มา: จดหมายข่าวหอภาพยนตร์ ฉบับที่ 67 ประจำเดือน มกราคม - กุมภาพันธ์ 2565
งานจดหมายเหตุ หรือ Archive มักจะถูกมองเหมารวมว่าเป็นงานของหน่วยงานที่ต้องจัดการกับเอกสารสำคัญ ๆ ทางประวัติศาสตร์ของชาติ สังคม วัฒนธรรมเท่านั้น ทั้ง ๆ ที่ความจริงแล้วงานจดหมายเหตุสามารถนำมาใช้สำหรับเก็บรวบรวมข้อมูล เอกสาร สื่อต่าง ๆ ส่วนบุคคลได้อีกด้วย กองบรรณาธิการจดหมายข่าวหอภาพยนตร์จึงขอเสนอบทความชุดพิเศษ เรื่องการทำจดหมายเหตุส่วนบุคคล (Personal Archive) ทั้งนี้เพื่อเผยแพร่องค์ความรู้ด้านจดหมายเหตุที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการจัดเก็บและอนุรักษ์ข้อมูลส่วนบุคคลได้ด้วย
ในตอนที่ 1 นี้จะเป็นการแนะนำความหมายของงานจดหมายเหตุเบื้องต้น เพื่อให้ผู้อ่านได้เข้าใจร่วมกันว่าจดหมายเหตุคืออะไร และข้อมูลอะไรบ้างที่เป็นจดหมายเหตุส่วนบุคคลของแต่ละท่าน รวมถึงการจัดการกับเอกสารจดหมายเหตุ
ในเว็บไซต์ของหอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ* ได้อธิบายที่มาของคำว่า “Archives” ที่มีรากศัพท์มาจากภาษาละติน Archevum ซึ่งหมายถึง ที่ทำการของรัฐ และเอกสารที่เก็บรักษาไว้ในอาคารหน่วยงานนั้น ซึ่งสถานที่จัดเก็บเอกสารสำคัญเหล่านี้ หรือที่เราเรียกว่าหอจดหมายเหตุ มีมาตั้งแต่สมัยกรีกแล้ว โดยชาวกรีกจะจัดเก็บเอกสารสำคัญของบ้านเมืองไว้ที่โบสถ์ของพระมารดาแห่งเทพเจ้า และในเว็บไซต์ยังได้เขียนสรุปถึงประวัติความเป็นมาของงานจดหมายเหตุตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
นิยามหนึ่งของคำว่า Archives หรือ จดหมายเหตุ ตามคู่มือคำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ** คือ
“เอกสารจดหมายเหตุที่หน่วยงานของรัฐ เอกชน บุคคล ผลิตขึ้นตามภารกิจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ และจัดเก็บไว้เนื่องจากมีคุณค่าสำคัญทางประวัติศาสตร์ เอกสารสำคัญเหล่านี้จัดเรียงตามแหล่งที่มา และจัดเรียงตามรูปแบบเดิมของหน่วยงานที่จัดไว้”
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ ไม่ใช่ว่าเอกสารที่ถูกผลิตทุกชิ้นจะถูกพิจารณาว่าเป็นจดหมายเหตุแต่อย่างไร เอกสารที่จะได้รับการพิจารณาว่าเป็นจดหมายเหตุแต่อย่างไร เอกสารที่จะได้รับการพิจารณาเป็นจดหมายเหตุนั้นจะต้องเป็นเอกสารสมบูรณ์ ซึ่งต้องเป็นเอกสารที่มีแหล่งที่มาและเนื้อหาชัดเจน สามารถตรวจสอบได้ว่าเป็นของจริง แม้จะสิ้นกระแสการใช้งานไปแล้วก็ตาม
นอกจากนี้จดหมายเหตุยังรวมไปถึงมรดกทางวัฒนธรรมทุกประเภท ซึ่งมรดกทางวัฒนธรรมสามารถแบ่งเป็น มรดกทางวัฒนธรรมที่จับต้องได้ เช่น โบราณสถาน โบราณวัตถุ ภาพยนตร์ ภาพถ่าย ภาพศิลปะ เทปบันทึกภาพ เทปบันทึกเสียง หนังสือ คัมภีร์ ใบลาน และมรดกทางวัฒนธรรมที่จับต้องไม่ได้ เช่น ตำนาน นิทานพื้นบ้าน ประเพณี การแสดงโขน การทำอาหาร ภูมิปัญญาชาวบ้าน
นอกจากนี้คำว่า จดหมายเหตุ ยังหมายความรวมถึง หน่วยงานที่รับผิดชอบเก็บรักษาเอกสารสำคัญของหน่วยงานตัวเอง, หน่วยงานที่รวบรวมเอกสารของหน่วยงานอื่น ๆ หรือเอกสารส่วนบุคคล, อาคารที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ รวมไปถึงวิชาการที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุได้อีกด้วย
จดหมายเหตุส่วนบุคคล คืออะไรบ้าง
สำหรับจดหมายเหตุส่วนบุคคลจะหมายถึงเอกสารสมบูรณ์ส่วนบุคคล ที่ทำขึ้นเพื่อเก็บเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เช่น ใบเกิด ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน วุฒิการศึกษา โฉนดที่ดิน ใบเสร็จรับเงิน รวมไปถึงเอกสารหรือวัตถุที่ทำหน้าที่เป็นบันทึกความทรงจำส่วนบุคคลได้ ไม่ว่าจะเป็น จดหมาย โปสต์การ์ด ภาพถ่าย เทปบันทึกภาพ เทปบันทึกเสียง อนุทิน สมุดจดบันทึก ฯลฯ
จดหมายเหตุสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลายทาง ไม่ว่าจะเป็นหลักฐานทางกฎหมาย หรือเป็นหลักฐานอ้างอิงทางประวัติศาสตร์ทั้งในชั้นต้นหรือชั้นรอง การใช้ในฐานะเป็นข้อเท็จจริงทางประวัติศาสตร์ ข้อมูลร่วมสมัยประวัติศาสตร์ หรือในแง่การเป็นแหล่งข้อมูลมรดกทางวัฒนธรรมที่เชื่อถือได้ รวมไปถึงการเป็นความทรงจำของสังคม ชุมชน หรือส่วนบุคคลได้อีกด้วย
กระบวนการจัดเรียง คำอธิบาย และเครื่องมือช่วยค้น
หัวใจสำคัญของงานจัดการจดหมายเหตุคือ การจัดเรียบเรียงเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น และสามารถเรียกใช้งานได้เมื่อต้องการ การจัดเรียงจดหมายเหตุที่เหมาะสมกับการจัดทำจดหมายเหตุส่วนบุคคลสามารถทำได้ 2 แบบ คือ
1. การจัดเรียงตามลำดับเดิมที่เจ้าของเอกสารจัดเรียงไว้ เพื่อเป็นหลักฐานสะท้อนถึงหน้าที่และพัฒนาการ และเป็นการรักษาเนื้อหาภายในไม่ให้เปลี่ยนแปลง
2. การจัดเรียงตามเรื่องราวและลำดับเหตุการณ์ หรือแบ่งตามวัตถุประสงค์ของจดหมายเหตุ เพื่อแสดงความทรงจำ อัตลักษณ์ พัฒนาการ หรือเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง
เมื่อจัดเรียบเรียงเอกสารจดหมายเหตุแล้วเสร็จ ควรจัดทำคำอธิบายประกอบเอกสารจดหมายเหตุแต่ละชุดว่ามีรหัสและชื่อว่าอะไร มีอายุอยู่ในช่วงไหน ปริมาณเท่าใด มีลักษณะเป็นอย่างไร เป็นเอกสารเกี่ยวกับอะไร มีลักษณะการจัดเรียงและสัมพันธ์กันอย่างไร
สภาการจดหมายเหตุระหว่างประเทศ (The International Council on Archives: ICA) ได้กำหนดมาตรฐานข้อมูลสำคัญที่จะต้องมีในคำอธิบายชุดเอกสารจดหมายเหตุ ดังนี้
1. แหล่งที่มา หรือหน่วยงาน หรือบุคคลที่เป็นผู้สร้างเอกสาร
2. รหัสประจำชุดเอกสาร
3. ชื่อชุดเอกสาร
4. วันเดือนปีที่สร้างเอกสาร
5. ปริมาณ
6. ลักษณะทางกายภาพ
7. คำอธิบายเนื้อหา
8. ลักษณะการจัดเรียง
9. ความสัมพันธ์ของชุดเอกสาร
10. เงื่อนไขการใช้เอกสาร
11. รายการเอกสาร
12. ชื่อผู้จัดทำคำอธิบาย
13. วันเดือนปีที่จัดทำคำอธิบาย
เครื่องมือช่วยค้นจะเป็นคำอธิบายชุดเอกสารจดหมายเหตุ เริ่มตั้งแต่ประวัติความเป็นมาขององค์กรหรือบุคคลเจ้าของชุดเอกสาร เนื้อหาในชุดเอกสาร ปริมาณ ช่วงอายุเอกสาร รายการเอกสาร ลักษณะการจัดเรียง เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถศึกษาบริบทของชุดเอกสารก่อนที่จะขอเข้าถึงชุดเอกสารจดหมายเหตุนั้น
พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
ปัจจุบัน ในกรณีที่หน่วยงานหรือองค์กรจะจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคล จำเป็นจะต้องคำนึงถึงพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ซึ่งจะคุ้มครองการเผยแพร่ข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อมิให้ถูกละเมิดโดยบุคคลอื่นได้ด้วย แต่ทั้งนี้ใน พ.ร.บ. ฉบับดังกล่าวก็ให้การยกเว้นในกรณีเพื่อวิชาชีพหรือประโยชน์สาธารณะ รวมไปถึงการรักษาความมั่นคงของรัฐ ความมั่นคงทางการคลัง การรักษาความปลอดภัยของประชาชน ฯลฯ
แต่ทั้งนี้ ในการจัดทำจดหมายเหตุส่วนบุคคล หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับตนเองก็ไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่อง พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล แต่อย่างไร แต่หากจดหมายเหตุเหล่านั้นมีความเชื่อมโยงกับบุคคลอื่นที่อาจจะละเมิดสิทธิเสรีภาพส่วนบุคคล ควรคำนึงถึงการเผยแพร่ออกสู่สาธารณะ หรือควรขออนุญาตผู้ที่เกี่ยวข้องแบบเป็นลายลักษณ์อักษร
สำหรับตอนต่อไป จะแนะนำวิธีการดูแล ทำความสะอาด และจัดการเอกสารจดหมายเหตุประเภทกระดาษ
-----------------------------------------------------------------------
หมายเหตุ
* https://www.bia.or.th/html_th/index.php/2013-09-04-04-47-56
** คู่มือคำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ - กรุงเทพฯ: สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร, 2560.
