โดย กองบรรณาธิการจดหมายข่าวหอภาพยนตร์

ที่มา: จดหมายข่าวหอภาพยนตร์ ฉบับที่ 68 ประจำเดือน มีนาคม - เมษายน 2565

วัตถุจดหมายเหตุส่วนบุคคลประเภทกระดาษ จะมีตั้งแต่ ใบแจ้งเกิด, สูจิบัตร, ทะเบียนบ้าน, บัตรประชาชน, วุฒิการศึกษา, จดหมาย, บัตรเข้าชมมหรสพ-เข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ, บัตรโดยสารต่าง ๆ, ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น ซึ่งวัตถุจดหมายเหตุที่เป็นกระดาษเหล่านี้จะต้องได้รับการดูแล ทำความสะอาด และจัดการให้ถูกวิธี เนื่องจากองค์ประกอบหลักของกระดาษคือเยื่อกระดาษหรือเส้นใยที่ทำมาจากไม้หรือพืชผสมกับสารเคมี ทำให้มีความบอบบาง ไวต่อความร้อน แสง และรังสีอัลตราไวโอเลต (UV) ซึ่งสามารถก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางเคมีในส่วนผสมของกระดาษ จึงทำให้สีหรือความเหนียวเปลี่ยน นอกจากนี้กระดาษยังมีคุณสมบัติดูดซับความชื้นได้ง่าย และยังมีส่วนประกอบของแป้งซึ่งเป็นอาหารของแมลงและราได้อีกด้วย 

คอลัมน์การทำจดหมายเหตุส่วนบุคคล ตอนที่ 2 นี้ จึงขอเสนอแนะวิธีการดูแลจัดการและเก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุประเภทกระดาษ

ภาพ: อุปกรณ์ในการอนุรักษ์กระดาษเบื้องต้น

ข้อปฏิบัติโดยทั่วไปกับวัตถุจดหมายเหตุประเภทกระดาษ  

🔶 หลีกเลี่ยงการสัมผัสเอกสารโดยตรง หรือพับซ้ำไปมา หากมีความจำเป็นต้องสัมผัส ควรใส่ถุงมือผ้าหรือถุงมือยาง

🔶 การพลิกหน้าควรใช้แผ่นกระดาษไร้กรด (ถ้าไม่มีกระดาษไร้กรดสามารถใช้กระดาษ A4 เปล่าทดแทนได้) หรืออุปกรณ์ในการสัมผัสมากกว่าการใช้มือพลิก

🔶 หากมีความจำเป็นต้องสัมผัสเอกสารหรือหนังสือ ควรทำด้วยความระมัดระวัง ไม่หยิบจับหรือสัมผัสด้วยความรุนแรง เนื่องจากอาจทำให้เกิดความเสียหายต่อเอกสารและหนังสือดังกล่าวได้ 

🔶 การหยิบยกเอกสาร หนังสือที่ชำรุด กรอบ ควรจะมีถาดรองรับ และถืออย่างมั่นคงเพื่อป้องกันการชำรุดมากขึ้น

🔶 ไม่ใช้คลิป ลวดเย็บ หรือที่หนีบเอกสารที่ทำมาจากโลหะกับวัตถุกระดาษ

🔶 หมั่นรักษาความสะอาดให้ปราศจากฝุ่น

🔶 ควรพิจารณาการกระทำใดที่อาจทำให้วัตถุเสียหาย ให้หยุดยั้งการกระทำนั้น

🔶 ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องเขียนข้อมูลสำคัญลงในเอกสารให้ใช้ดินสอ ห้ามใช้ปากกาโดยเด็ดขาด และหากจำเป็นต้องลบข้อความในกระดาษให้ใช้ยางลบที่ไม่มีสาร PVC (PVC Free)

ภาพ: สภาพความชำรุดของกระดาษ

กระบวนการจัดการวัตถุจดหมายเหตุประเภทกระดาษ

🔶 ตรวจสอบสภาพเอกสาร หากพบว่ามีเทปกาว คลิป ลวดเย็บ หรือที่หนีบเอกสารที่ทำมาจากโลหะ แล้วสามารถเอาออกได้โดยไม่อันตรายต่อเอกสารควรรีบเอาออกทันที

🔶 ทำความสะอาดโดยใช้แปรงขนนุ่ม ปัดอย่างระมัดระวังไปในทิศทางเดียวกัน

🔶 บันทึกข้อมูลที่จำเป็นของเอกสาร เช่น ที่มาของเอกสาร หมายเลขประจำชุดเอกสาร หัวข้อและวันที่ของเอกสาร ลงในแบบฟอร์มหรือโปรแกรมที่สะดวกในการใช้งาน

🔶 ถ่ายภาพหรือสแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บไฟล์ในรูปแบบดิจิทัล โดยอาจตั้งชื่อไฟล์ภาพตามหมายเลขของเอกสาร

🔶 นำเอกสารเก็บในแฟ้มกระดาษเก็บเอกสาร และรองแฟ้มด้วยกระดาษไร้กรด หากมีข้อมูลของเอกสารสามารถใช้ดินสอเขียนข้อมูลหรืออาจจะระบุเลขที่ของเอกสารไว้บริเวณหน้าแฟ้มเอกสาร เพื่อง่ายต่อการค้นหาหากต้องการใช้งาน

🔶 หากไม่มีวัสดุไร้กรดสามารถใช้กระดาษ A4 กระดาษปอนด์ กระดาษสาสีขาว กระดาษลูกฟูกสีขาว ทดแทนได้

🔶 จัดเก็บเอกสารในกล่องที่มีขนาดพอดีกับแฟ้มใส่เอกสาร พร้อมเขียนข้อมูลและหมายเลขหน้ากล่อง จัดเก็บกล่องในสถานที่ที่เหมาะสม

ภาพ: การอธิบายรายละเอียดข้อมูลของเอกสาร 

ข้อควรระวังในการเก็บรักษาวัตถุจดหมายเหตุประเภทกระดาษ

🔶 อย่าให้เอกสารโดนแสงโดยตรงทั้งแสงแดดและแสงจากหลอดไฟที่ให้ทั้งรังสีและความร้อน แต่หากต้องมีแสงเข้ามาเกี่ยวข้องควรใช้กระจกกรองแสงหรือวัสดุกรองแสง

🔶 อย่าเก็บไว้ในที่อากาศชื้นหรือมีความชื้นสูง โดยเฉพาะที่ที่มีความชื้นสัมพัทธ์สูงมากกว่าร้อยละ 65

🔶 หากอยู่ในสถานที่ที่ไม่มีเครื่องปรับอากาศ ควรเปิดให้มีการระบายอากาศ แต่ควรระมัดระวังเรื่องฝุ่นละออง

🔶 จัดการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลเพื่อนำไปใช้งานทั่วไป ซึ่งจะเป็นการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับ การนำเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับออกมาใช้แต่ละครั้งเป็นความเสี่ยงทำให้เอกสารเกิดความเสียหายได้